Sistem Informasi Manajemen

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengertian

            SIM adalah suatu system berbasis computer yang menyediakan informasi bagi pemakai dengan kebutuhan serupa.

Atau :

                                   

INPUT  à  Proses  à  OUTPUT

            Input   : Data-data

            Proses : Diolah

            Output : Informasi

Konsep Subsitem Informasi Organisasi

            Ketika perusahaan semakin berpengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang mencangkup seluruh perusahaan, manajer di area-area tertentu menerapkan konsep sesuai kebutuhan mereka. Sistem-sistem informasi fungsional ini, atau subset-subset SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi mengenai erea-area fungsional, mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan sedikit kurang di area lain. Pemasaran merupakan area pertama yang menerima pemikiran system informasi fungsional, dan banyak usaha di lakukan untuk menjelaskan cara penerapan computer ke seluruh operasi pemasaran.

Perangkat Lunak Penulis Laporan

            Perangkat lunak penulis laporan terdiri dari program-program yang menghasilkan laporan periodic dan khusus. Laporan perodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, contoh : analisis penjualan bulanan menurut pelanggan. Laporan khusus disiapkan bila sesuatu yang luar biasa terjadi, contoh : laporan kecelakaan.

Menyatukan Management by Exception ke dalam Laporan

            Isi informasi dari laporan periodic dan khusus dapat ditingkatkan dengan menyatukan konsep management by exception. Management by exception dapat disatukan kedalam laporan melalui empat cara. Yaitu :

*. MENYIAPKAN LAPORAN HANYA JIKA TERJADI PENGECUALIAN.

*. MENGGUNAKAN URUTAN LAPORAN UNTUK MENYOROTI PERKECUALIAN

*. MENGELOMPOKKAN PERKECUALIAN BERSAMA-SAMA

*. MENUNJUKKAN VARIANS DARI NORMAL.

Pembuatan Model Matematika

          Ada empat jenis model-fisik, narasi, grafik, dan matematika. Yang pertama, model fisik, adalah model yang berwujud tiga dimensi, biasanya lebih kecil dari entitasnya. Penjelasan tertulis atau lisan dari sesuatu dapat dianggap sebagai model narasi.

Karena itu model yang paling popular digunakan dalam bisnis. Model grafik merupakan suatu diagram, umumnya dua dimensi. Grafik dan bagan adalah contohnya. Akhirnya, rumus matematika adalah model matematika.

            Model matematika dapat dikelompokkan dalam tiga dimensi-pengaruh waktu, tingkat keyakinan, dan kemempuan mencapai optimisasi.

Model Statis atau Dinamis

Model statis tidak menyertakan waktu sebagai variable. Model ini menggambarkan perilaku entitas dari waktu ke waktu, seperti suatu film.

Model Problabilistik atau Deterministik

Cara lain mengelompokkan model adalah berdasarkan apakah formulanya mencangkup probabilita. Probabilita adalah pelung terjadinya sesuatu.

Model Optimisasi atau Suboptimisasi

Model optimisasi adalah model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternative.

Simulation

            Simulation adalah suatu tindakan menggunakan model.

Skenario Model

Istilah sekenario digunakan untuk menjelaskan kondisi yang memepengaruhi simulasi. Elemen-elemen data yang menetapkan scenario disebut elemen-elemen data scenario.

Variabel Keputusan

Nilai-nilai input yang manajer masukkan untuk mengukur dampaknya pada entitas dikenal sebagai variable keputusan.

Teknik Simulasi

Manajer biasanya melaksanakan model optisimasi hanya satu kali; hasilnya adalah solusi terbaikdengan scenario dan variable keputusan tertentu. Namun hanya suboptisimasi perlu dilaksanakan berulang-ulang, mencari kombinasi variable keputusan yang menciptakan hasil yang memuaskan.

Format Output Simulasi

Merupakan suatu praktek yang baik untuk menyertsakan elemen-elemen scenario dan variable-variabel keputusan pada layer atau halaman yang sama dengan output.

Keuntungan Dan Kerugian Pembuatan Model

          Seorang manajer yang menggunakan matematika dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut :

            -. Proses pembuatan model dapat menjadi pengalaman belajar.

            -. Kecepatan  proses simulasi  menyediakan  kemamapuan  untuk  mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat.

            -. Model menyediakan daya prediksi –suatu pandangan ke masa depan-yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain.

            -. Model lebih murah daripada metode trial and error.

Keuntungan pembuatan model ini diimbangi oleh dua kerugian utama model:

            -. Kesulitan pembuatan model system bisnis akan menghasilkan suatu model yang tidak menangkap semua perubahan pada entitas.

            -. Keahlian matematika tingkat tinggi diperlukan untuk mengembangkan sendiri model-model yang lebih kompleks.

SIM Dan Pertimbangan Faktor Manusia

Berbagai pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja para pegawai saat mereka melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan computer dipandang sebagai pertimbangan factor manusia (human factors consideration).

Rasa Takut sebagai Dasar Pertimbangan Faktor Manusia

Manajemen perusahaan dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan  mengambil empat langkah berikut :

            -. Menggunakan computer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada computer tugas yang berulang dan membosankan serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemempuan mereka.

            -. Menggunakan komunikasi formal untuk membuat para pegawai terus menyadarimaksud perusahaan.

            -. Membangun hubungan kepercayaan antar pegawai, spesialis informasi dan manajemen.

            -. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.

SIM Dan Pemecahan Masalah

          SIM dan subsistem-subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecahan masalah dalam dua cara dasar :

            -. Sumber Daya Informasi Seorganisasi. SIM adalah suatu usaha seorganisasi untuk menyediakan informasi pemecahan masalah.

            -. Indentisifikasi dan Pemahaman Masalah. Ide utama di balik SIM adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer.

Kelemahan utama SIM adalah tidak terarahnya pada kebutuhan khusus dari pemecah masalah perorangan.

BAB 13

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

Pengambilan Keputusan : Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin mmbuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negative, atau untuk memanfaatkan kesempatan.

Tahap-tahap Pengambilan Keputusan Menurut Simon :

1. Kegiatan intelijen : Mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diberbaiki.
2. Kegiatan merancang : Menemukan,mengembangkan dan menganalisa berbagai alternative tindakan yang mungkin.
3. Kegiatan memilih : Memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia.
4. Kegiatan menelaah : Menilai pilihan-pilihan yang lalu.

		Pengendalian Operasional	Tingkat-tingkat manajemen Pengendalian manajemen	Strategic planning
Tingkat Struktur Masalah	terstruktur	Piutang dagang Pemasukan pesanan Pengendalian persediaan	Analisis anggaran biaya rekayasa Permaian jangka pendek	Pengaturan armada tanker Lokasi gudang dan pabrik
	Semi-terstruktur Tak terstruktur	Perjadwalan produksi manajemen kas Sistem pert/cost	Analisis varian anggaran keseluruhan Penyiapan anggaran Penjualan dan produksi	Penggabungan usaha dan akusisi Perencanaan produkbaru Perencanaan litbang

Tujuan DSS :

1. Struktur masalah : Sulit untuk menemukan masalah yang sepenuhnya terstruktur dan tak terstruktur, sebagian besar bersifat semi terstruktur area kelabu simon.
2. Dukungan keputusan : DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer computer dapat diterpkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian yang tak terstruktur menerapkan penilaian atau intuisi dan melakukan analisa.
3. Efektivitas keputusan : Tujuan dari DSS bukanlah untuk membuat proses pengambilan keputusan seefisien mungkin.

Model DSS:

Isi database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak :

1. Perangkat lunak penulis laporan
2. Model matematika
3. Groupware

Kecerdasan buatan adalah kegiatan memberikan pada mesin seperti komputr kemampuan untuk menampilkan perilaku yang di anggap cerdas jika itu diamati pada manusia.

Knowledge base memuat fakta-fakta yang menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu sama lainnyadalam urutan yang logis.

Keuntungan dan kerugian system pakar :

Keuntungan system pakar bagi manajer :

1. Mempertimbangkan lebih banyak alternatife : Sistem pakar memingkinkan manajer untuk mempertimbangkan lebih banyak alternatife dalam proses memecahkan suatu masalah.
2. Menerapkan logika yang lebih tinggi : Manajer yang menggunakan system pakar dapat menerapkan logika yang sama seperti seorang pakar yang sangat ahli di bidangnya.
3. Menyediakan lebih banyak waktu mengevaluasi hasil keputusan : Manajer dapat memperoleh nasehat dari system pakar secara lebih cepat, sehingga lebih banyak waktu untuk yang tersedia untuk menimbang kemungkinan hasil sebelum tindakan dilakukan.
4. Membuat keputusan yang lebih konsisten : Komputer tidak meraskan hari baik atau hari buruk seperti manajer manusia. Setelah penalaran diprogrm dalam komputer manajer tahu bahwa proses solusi yang sama akan diikuti untuk tiap masalah.

Keuntungan system pakar bagi perusahaan :

1. Kinerja perusahaan yang lih baik.
2. Mempertahankan pengendalian atas pengetahuan perusahaan.

 Kerugian system pakar :

Dua karakteristik system pakar membatasi kemampuannya sebagai alat pemecah masalah bisnis pertama, system pakar tidak dapat menangani pengetahuan yang tidak konsisten. Ini menunjukkan kerugian nyata karena dalam bisnis hanya sedikt yang tetap sepanjang waktu karena berubah-ubahnya kinerja manusia. Kedua system pakar tak dapat menerapakan penilaian dan intuisi yang merupakan unsure penting saat memecahakan masalah semi terstruktur atau tiadak terstruktur.

Kunci menuju pengembangan system pakar yang berhasil :

1. Koordinasikan pengembangan system pakar dengan rencana bisnis strategi dan rencana strategisuntuk sumber daya informasi.
2. Definisikan secara jelas masalah yang akan dipecahkan dan pahami sepenuhnya problem domain.
3. Berikan perhatian khusus pada kelayakan legal ( dan etis ) dari system yang diusulkan.
4. Pahami sepenuhnya perhatian pemakai tentang proyek pngembangan maupun harapan mereka pada system operasional.
5. Gunakan teknik manajemen yang di rancang untuk menjaga tingkat kelelahan pengembangan berada pada batas yang diterima

BAB 14

KANTOR MAYA

Kantor maya istilah yang bearti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi gegrafis mana pun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

Keuntungan kantor maya :

1. Pengurangan biaya fasilitas : Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar karena sebagian karyawan bekerja di tempat lain sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan : Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap karyawan telecommuniter dapat berbagai peralatan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN berbagai sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal : Karena telecommunicator  harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya.
4. Pengurangan penghentian kerja : Bila badai salju,banjir,angina rebut,dan sejenisnya menbuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja kegiatan perusahaan dapat terhenti.
5. Kontribusi social : Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja.

Kerugian kantor maya :

1. Rasa tidak memiliki : Jika pegawai tidak kontrak langsung dengan rekannya setiap hari mereka kehilangan persaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan : Karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan pegawai mudah menganggap bahwa dapat dibuang.
3. Semangat kerja yang rendah : Sejumlah factor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai.
4. Ketegangan keluarga : Bila ada ketegangan di rumah telecommunicator tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam.

Strategi kantor maya yang di sarankan :

1. Sediakan sumber daya computer.
2. Sediakan akses ke sumber daya informasi.
3. Sediakan peralatan dan perlengkapan nonkomputer.
4. Arrange for forwarding phone calls.
5. Gunakan konferensi telepon.
6. Jadwalkan pertemuan rutin.
7. Lakuakan rutinitas kerja.

Aplikasi OA :

1. Pengolahan data : Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.

2. Surat elektronik : Penggunaan jaringan computer yang memungkinkan para pemakai mengirim menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

3. Voice mail : Serupa dengan surat elektronik kecuali bahwa anda mengirim pesan dengan menggunkannya ke dalam telepon daripada mentinya dan anda menggunkan telepon anda untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

4. Kalender elektronik : Penggunaan jaringan komputeruntuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.

5. Konferensi audio : Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfeensi.
6. Konferensi visual : Penggunaan peralatan televise untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis.

7. Konferensi komputer : Penggunaan jaringan computer yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topic tertentu.

8. Transmisi faksmili : Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain.

9. Videotex : Penggunaan computer untuk menampilkan pada layer crt materi narasi dan grafik yang tersimpan.

10. Pencitraan : Seperti yang di gunakan sekarang merupakan penggunaan pengenal karakter secara optic untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfrom menjadi format digital untuk di simpan di dalam penyimpanan sekunder.

11. Destop publishing : Penggunaan computer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang di hasilkan oleh trypesetter.

BAB  15

SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

A. Apa Sistem Informasi Perusahaan itu ?

     Sistem Informasi perusahaan adalah suatu system berbasis computer yang dalam melakukan semua tugas akuntansi standar bagi semua unit organisasi secara terintegrasi,terkoordinasi. Karena sistem ini mencakup seluruh set pro yang dilakukan oleh organisasi.

Istilah perencanaan sumber daya perusahaan juga digunakan untuk menjelaskan sistem informasi perusahaan. Sistem ERP adalah suatu sistem yang memungkinkan manajemen atas seluruh sumber daya perusahaan secara keseluruhan

B. Evolusi Sistem Informasi Perusahaan

            Sistem Perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise Resource Planning-ERP) adalah langkah logis selanjutnya. Seluruh Informasi mengenai berbagai proses di dalam batas perusahaan dikonsolidasi. Ini memerlukan komitmen yang besar dari sumber daya perangkat keras computer, perangkat lunak yang canggih sistem manajemen data base,serta pemakaiai yang terlatih.

C. Industri Perangkat Lunak ERP

            EntIS menyediakan data yang digunakan manajer untuk membuat keputusan dalam merencanakan dan mengendalikan operasi Bisnis. Perangkat lunak ERP mencakup data dari seluruh Oerganisasi tetapi sistem Informasi untuk area bisnis dan tingkat eksekutif terpisah dari ERP

Pendorong Kepopuleran perangkat lunak ERP :

1. Kekuatiran masalah Y2K mungkin merupakan alas an penting untuk beralih keperangkat lunak ERP.
2. Walau Pendapat bahwa Perpindahaan keperngakt lunak ERP mungkin berkaitan dengan Y2K dapat dibantah ,bagaimana pun Organisasi besar harus sampai pada sudut pandang EntIS.
3. EntIS. Organasisai memerlukan data yang mencakup berbagai fungsi bisnis, dan sistem informasi perusahaan adalah sarana untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
4. Pada tahun 1990an terjadi sejumlah penggabungan Organisasi besar,dan perangkat lunak ERP dapat membantu menyediakan database bersama untuk organisasi-Organisasi yang bergabung itu.
5. Penjelasan yang kurang Rasional tetpi cukup kuat adalah sejumlah CEO menyadari bahwa Organisasi pesaing beralih EntIS.

Industri ERP

            Perangkat Lunak ERP digunakan untuk membangun suatu sistem informasi perusahaan. Dua perusahaan perngkat lunak terbesar dunia, Microsoft dan IBM tidak membuat Perangkat lunak ERP, tetapi mereka menjalankan sebagian besar bisnis mereka dengan menggunakan perangkat lunak dari penjual ERP

Lima penjual ERP terbesar memeliki penjualan gabungan lebih dari $10 milyar pada tahun 1998 lima penjual perangkat lunak ERP teratas ini memperkirakan pertumbuhan penjualan tahunan lebih dari 30 persen sampai tahun 2001. Penjualan perangkat lunak ERP diperkirakan melampui $52 milyar pada tahun 2002.

Penjual ERP terbesar,SAP adalah Perusahaan Multinasional yang berbasis di Jerman. Sebagian besar penjualannya terjadi di Amerika Serikat. Nama Perusahaan itu semula adalah Systems,Applications,and Pruduct in Data Processing.

KANTOR BELAKANG

            Sistem Informasi Perusahaan disebut sistem kantor belakang(Back Office Systems) karena umumnya kurang berhubungan dengan lingkungan diluar Organisasi. Sebagian besar data yang tercakup oleh EntIS adalah data Internal bagi Organisasi. Data Seperti itu penting untuk perencanaan  dan pengendalian.

KELAYAKAN SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

            Sistem Informasi perusahaan merupakan pengeluaran modal yang besar dan harus dievaluasi dengan cara yang sama seperti investasi besar lain yang akan dilakukan oleh Organisasi. Yang memperumit keputusan investasi itu adalah karena investasi tersebut memerlukan lebih dari sekedar pengeluaran uang yang besar.

Kerumitan yang kedua Kenyataan bahwa banyak keuntungan EntIS tidak bersifat Finasial. Perhitungan nilai sekarang(net Present Value) dari rangkaian keuntungan dolar selama beberapa tahun tidak dapat menangkap keuntungan EntIS yang sebenarnya. Untuk menghadapi tantangan dalam menetukan nilai sistem informasi perusahaan diarahkan pada 3 jenis kelayakan :

1. Kelayakan Ekonomi(Economic Feasibility) . Berhubungan dengan pembenaran suatu pengeluaran dengan mampertimbangankan keuntungan dan biaya secara keuangan.
2. Kelayakan Teknis(Technical Feasibility). Mempertimbangkan ketersedian teknologi yang diperlukan.
3. Kelayakan Operasional(Opertional Feasibility). Mempertimbangkan kemampuan sumber daya manusia di perusahaan itu untuk berhasil melaksanakan proses yang diperlukan

Penggerak system informasi perusahaan :

1. Chief executive officer ( CEO )
2. Kelompok manajemen senior.

a.       Chief informasi officer ( CIO )

b.      Direktur produksi

c.       Chief financial officer ( CFO )

d.      Para manajemen senior lain

3. Kumpulan manajer tingkat menengah yang di hormati dari berbagai operasi organisasi.

Pelatihan yang berkaitan dengan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan.

1. Mempelajari perangkat lunak ERP yang dijual
2. Pelatihan oleh penjual ERP (atau perusahaan yang mengkhususkan diri dalam pelatihan ERP)
3. Pelatihan antar rekan seperti konferensi

Pendekatan penerapan EntlS :

1. Pendekatan parallel : Sumber daya computer yang diperlukan untuk menjalankan system informasi dengan yang telah ada dan system informasi perusahaan secara serentak akan melampaui kapasitas computer sebagian besar organisasi.
2. Peralihan langsung : Jika system informasi perusahaan yang baru gagal tidak tersedia transaksi system informasi untukmemperoses berbagai transaksi organisasi.
3. Pendekatan bertahap : Pilihan yang paling memungkinkan untuk sebagian besar organisasi.

Menimilkan kemungkinan kegagalan EntlS :

1. Mengerti kerumitan organisasi
2. Mengenali proses yang dapat menurunkan nilai bila standardiasi dipaksakan
3. Mencapai konsesus dalam oeganisasi sebelum memustuskan untuk menerapkan system informasi perusahaan