Rabu, 26 September 2012

KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI



 KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI


Dalam beberapa sistem,hampir semua laporan yang disampaikan kepada manajemen tidak pernah dibaca.Laporan-laporan dikatakan tidak bermanfaat dan hanya dipenuhi dengan grafik yang tidak dapat dianalisis atau dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan .sementara itu dalam system lain yang telah diotomatisasi,tidak pernah disentuh karena datanya tidak dapat dipercaya.pemakaian informasi secara terusmenerus memperbaiki record secara manual.kemudian dalam sistem yang lain lagi,telah terjadi kesalahan akibat keterlambatan dalam memproses data,biaya operasional yang demikian besar atau masalah-masalah pemprosesan data yang bersifat kronis.

MASALAH POKOK SISTEM INFORMASI

Masalah-masalah ini bukan hanya karena factor teknikal dari sistem informasi tetapi juga sebab yang bersifat non-teknikal yang kebanyakan berasal dari factor-faktor organisasi.Faktor-faktor tersebut adalah:

1.Desain
            Sebuah sistem mungkin didesain dengan interaksi pemakai(interface)yang relative sedikit.Interface adalah bagian dari sistem dimana pemakai akhir berinteraksi .
Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur,budaya,dan tujuan organisasi secara keseluruhan.para teoritis manajemen dan organisasi memandang bahwa teknologi sistem informasi sangat berhubungan erat debgan komponen-komponen organisasi seperti tugas-tugas,struktur,orang-orang dan budaya.ketika seluruh komponen ini saling tergantung,perubahan yang terjadi pada satu elemen akan mempengaruhi elemen yang lainnya.

2.Data
            Data dalam sistem mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi.Informasi dalam bidang-bidang tertentu bahkan membingungkan,atau tidak ditujukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis.

3.Biaya
            Beberapa sistem arahnya bagus,tapi dalam implementasi dan pengoprasiannya memerlukan biaya diatas anggaran .dalam kasus semacam ini,pengeluaran yang demikian besar tidak dapat dipertimbangkan semata-mata dari nilai bisnis yang ditampilkan oleh sistem informasi tersebut tapi juga harus diperhatikan manfaat secara keseluruhan.

4.Operasi
            Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemprosesan informasi tidak berjalan sebagaimana mestinya.sebuan system yang on-line secara operasional dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian lama.

MENGUKUR KESUKSESAN SISTEM
Banyak faktor yang dapat dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu system.Faktor-faktor yangdapat dapat dipertimbangkan menurut landon adalah:
  1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relative tinggi(high levels of system use)yang diukur melalui polling terhadap pengguna,pemanfaatan kuisioner,atau memonitor parameter seperti volume transaksi on-line.
  2. Kepuasan para pengguna terhadap sistem(users satisfaction  with the system)yang diukur melalui kuisioner atau interview.
  3. Sikap yang menguntungkan (favourabel attitude)para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi.
  4. Tujuan yang dicapai.pada tingkat seberapa sistem dapat memenuhi tujuan-tujuan yang spesifik,sebagaimana dicerminkan oleh peningkatan kinerja organisasi dan pengambilan keputusan dari penggunaan sistem
  5. Imbal balik keuangan (financial payoff)untuk organisasi,baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan sales dan profit.


PENYEBAB KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SISTEM INFORMASI
Beberapa sistem gagal karena benturan diantara lingkungan atau keadaan internal.Ada beberapa alasan mengapa gagal.Beberapa studi telah menemukan bahwa dalam organisasi dengan situasi  dan lingkungan yang hampir sama ,inovasi yang sama akan menghantarkan kesuksesan,namun kegagalan unsur yang lain dalam organisasi merupakan penyebab kegagalan.Hal ini disebabkan karena fokus penjelasan terdapat pada pola implementasi yang berbeda.

IMPLEMENTASI KONSEP
Implementasi merujuk pada semua aktifitas organisasi yang ditujukan terhadap adopsi,manajemen ,dan inovasi rutin.Yang harus diyakini adalah organisasi harus memilih para pelaku dengan karakteristik sosial yang cocok ,sebagaimana memilih”produk yang paling unggul”untuk kesuksesan inovasinya.
            Dalam konteks implementasi,analisis ssstem adalah agen perubahan.Analisis bukan hanya mengembangkan solusi teknis.tetapi juga mendefinisikan konfigurasi,interaksi,aktifitas pekerjaan,dan hubungan struktur antara berbagai kelompok dalam organisasi.Studi tentang proses implementasi telah menguji hubungan antar desainer sistem informasi dan pengguna pada tahap-tahap yang berbeda dalam pengembangan sistem.Studi memfokuskan  pada isu-isu seperti:
·         Konflik antara orientasi teknis/mesin dari spesialisasi sistem informasi dan pengguna yang berorientasi pada bisnis atau organisasi.
·         Dampak sistem informasi pada struktur organisasi,kelompok kerja dan perilaku.
·         Aktivitas perencanaan dan pengembangan sistem manajemen.
·         Tingkat partisipasi pengguna dalam proses disain dan pengembangan sistem.



PENYEBAB KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI
            Riset telah menemukan  bahwa hasil implementasi secara luas dapat ditentukan oleh faktor-faktor berikut:
  1. Peran pengguna dalam proses implementasi
  2. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi
  3. Tingkat kompleksitas dan resiko implementasi proyek
  4. Kualitas manajemen dalam implementasi

TANTANGAN DARI REKAYASA BISNIS
            Dalam beberapa kasus hambatan utama dalam rekayasa disebabkan oleh kurangnya implementasi dan perubahan praktek-praktek manajemen,yang gagal dan pada akhirnya menimbulkan ketakutan untuk berubah.Berkaitan dengan ketakutan dan kecemasan diseluruh organisasi,mengatasi resistensi para manajer-manajer kunci,mengubah fungsi-fungsi pekerjaan,pola karir,rekrutmen,dan training menimbulkan ancaman yang lebih besar.masalah-masalah dalam rekayasa adalah bagian dari masalah yang lebih besar dan implementasi organisasi dan perubahan manajemen.

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI:APA YANG SALAH
            Masalah-masalah berikut perlu diperhatikan secara khusus dalam setiap tahap pengembangan sistem ketika proses implementasi dikelola secara tidak sempurna:
Analisis
  • Waktu,uang dan sumberdaya belum dialokasikan untuk menemukan masalah.
  • Waktu yang diperlukan dalam perencanaan pendahuluan sangat sedikit atau bahkan tidak ada
  • Penempatan staff pada tim proyek tidak tepat.
  • Staff pelayanan informasi menjanjikan hasil-hasil yang tidak mungkin disampaikan.
  • Beberapa requirement diadapatkan dari dokumentasi dari sistem yang tidak mencukupi atau penemuan yang tidak lengkap dari aktivitas kajian terhadap sistem.pengguna menolak untuk mrnghabiskan waktu untuk membantu tim proyek mengumpulkan informasi-informasi yang mendukung kesuksesan.
  • Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik.

Desain
  • Pengguna tidak mempunyai tanggung jawab terhadap input untuk aktivitas desain.
  • Sistem didesain hanya untuk melayani kebutuhan saat ini saja.
  • Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau staffing direncanakan tanpa dilakukan analisa dampak organisasi.
  • Spesifikasi funsional tidak didokumentasikan secara cukup.

Pemprograman
  • Jumlah waktu dan uang yang disyaratkan untuk pengembangan software adalah terlampau rendah
  • Programer disupply dengan spesifikasi yang tidak lengkap.
  • Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara logis,terlalu banyak waktu terbuang pada penulisan kode.
  • Programer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain struktur atau teknik-teknik yang berorientasi pada objek.
  • Program tidak didokumentasikan secara cukup.
  • Sumberdaya yang diperlukan tidak dijadwal.



Pengujian
  • Jumlah waktu dan uang yang digunakan untuk testing terlalu rendah.
  • Tim proyek tidak mengembangkan rencana tes secara terorganisasi.
  • Pengguna tidak terlibat dalam testing secara cukup.
  • Tim implementasi tidak mengembangkan tes penerimaan yang cocok untuk manajemen review.

Konversi
  • Waktu dan uang untuk aktivitas konversi,khususnya untuk konversi data dianggarkan tidak cukup.
  • Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem dilibatkan sampai konversi dimulai.
  • Untuk mengganti kekurangan biaya dan penundaan,sistem dibuat operasional sebelum segalanya siap.
  • Dokumentasi dan pengguna tidak cukup.
  • Evaluasi kinerja tidak dilakukan.
  • Persediaan untuk perbaikan tidak cukup.

MENGELOLA IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
            Berbagai manajemen proyek ,penentuan kebutuhan danmetodologi perencanaan dikembangkan untuk masalah yang spesifik.Strategi juga telah diformulasikan untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat pada keseluruhan pada periode implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi.

MENGONTROL FAKTOR-FAKTOR RESIKO
            Satu cara untuk implementasi yang dapat ditingkatkan adalah melalui penyesuaian strategi manajemen proyek terhadap tingkat resiko yang ada disetiap proyek.Terdapat empat teknik manajemen proyek yang mendasar yang perlu dipertimbangkan dalam mengatasi resiko:
  1. Faktor-faktor integrasi eksternal menghubungkan pekerjaan dari tim implementasi dan semua pengguna disemua level organisasi.
  2. Faktor-faktor integrasi internal memastikan bahwa tim implementasi beroperasi sebagai sebuah unit yang menyatu.
  3. Struktur peralatan perencanaan formal dan tata urutan tugas-tugas,estimasi lebih lanjut tentang waktu,uang dan sumberdaya teknis yang diperlukan untuk melaksanakannya.
  4. Peralatan pengendalian formal membantu memonitor kemajuan terhadap pencapaian tujuan
MENGATASI RESISTENSI DIANTARA PENGGUNA
            Para peneliti menjelaskan resistensi dapat terjadi melalui salah satu diantara tiga teori berikut:
  1. People-oriented theory(teori yang berorientasi pada manusia),Faktor-faktor internal dalam diri pengguna sebagai individu atau kelompok dapat menyebabkan resistensi.
  2. System-oriented theory(teori yang berorientasi pada sistem).Faktor-faktor yang secara internal melekat pada desain dan menciptakan resisten terhadap pengguna,dan itu terjadi dalam sebuah sistem.
  3. Interaction theory (teori interaksi)Resistensi dapat disebabkan oleh interaksi orang-orang dan faktor sitem.
Strategi yang dianjurkan oleh para peneliti untuk mengatasi resisten dalam ketiga teori tersebut adalah:
1.      Orientasi manusia(orang)
2.      Orientasi sistem
3.      Interaksi.








MANAJEMEN PENGETAHUAN


FAKTOR-FAKTOR PENTING BAGI ADANYA MANAJEMEN PENGETAHUAN
            Manajemen pengetahuan menjadi sangat diperhitungkan ketika institusi bisnis yang serba cepat.Perkembangan dan eksistensi dari manajemen pengetahuan sangat ditentukan oleh faktor-faktor berikut:
  1. Penilaian perusahaan terhadap arti penting asset menjadi semakin berkurang,lebih-lebih ketika perusahaan terjebak pada orientasi peningkatan keterampilan karyawan.
  2. Kecendrungan untuk menerapkan flat organization(organisasi yang ramping)
  3. Globalisasi menyebabkan informasi bergerak demikian cepat
  4. Teknologi telah memberikan kontribusi yang kuat
  5. Cara-cara menjalankan bisnis sudah berubah secarea total.

Untuk mencapai pengetahuan terdapat tiga aspek pokok,yaitu:
  1. Data bisnis
  2. informasi,merupakan hasil analisis dan penafsiran dari data bisnis.
  3. Isu kultural,yang biasanya menjadi hambatan terbesar untuk melaksanakan solusi manajemen pengetahuan.

Terdapat empat kunci proses sehingga manajemen pengetahuan yang memberikan dampak yang besar:
  1. Rancangan dan pengembangan produk dan layanan
  2. manajemen pelanggan
  3. manajemen karyawan
  4. perencanaan dan analisis bisnis.

SASARAN MANAJEMEN PENGETAHUAN
Titik perhatian manajemen pengetahuan mempunyai empat sasaran utama,yaitu
  1. Berfokus kepada informasi yang penting dan relevan.
  2. Mengintegrasikan informasi dari berbagai sumber.
  3. Menggali informasi dari pihak lain.
  4. Mengerjakan informasi yang sama baik dikantor un diluar kantor.

PENAKSIRAN KEBUTUHAN
            Penaksiran kebutuhan merupakan tindakan untuk menyeimbangkan antara kebutuhan users dengan pemeliharaan keseluruhan strategi bisnis perusahaan.

SASARAN BISNIS YANG DIDUKUNG MANAJEMEN PENGETAHUAN
            Tujuan bisnis yang perlu perlu didukung olek sistem manajemen pengetahuan harus ditentukan untuk menemukan perkiraan kebutuhan dan komponen prioritasnya.Dalam jangka panjang sistem yang dibangun pada sasaran bisnis yang jelas sehingga dapat merangsang munculnya prioritas bagi penggunanya.

CIRI-CIRI PENGGUNA MANAJEMEN PENGETAHUAN
            Kegagalan dalam menemukan rangkaian kebutuhan akan menghasilkan penggunaan sistem manajemen pengetahuan yang tidak konsisten,berikut adalah pertimbangan untuk menentukan cara penggunaan berbagai sumber dan jenis informasi:
1.      Apakah informasinya perlu dibuat sesuai untuk offline
2.      Apakah informasinya hanya bisa untuk dibaca(read only)
3.      Haruskah pengguna bisa mengubah data ketika offline
4.      Seberapa penting data diperlukan
5.      Seberapa jauh keharusan untuk menyesuaikan informasi.

SUMBER INFORMASI
            Secara garis besarnya,sumber informasi dapat dipilah    menjadi dua sumber,yaitu sumber internal,yang terdiri dari sumber pribadi,tim,dan perusahaan.Dan sumber eksternal. 

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Tinggalkan komentar anda, demi perbaikan kedepannya,,,, Terima Kasih