Sistem Informasi Manajemen

                                         BAB 9 ; KONSEP DASAR SISTEM

PENDAHULUAN

Pada Bab ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan sala satu dari empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk pengembangan sistem informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami bagaimana menganalisa keadaan bisnis yang secara logis menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi  kebutuhan  perusahaan. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau pemakai sistem informasi disebabkan oleh beberapa faktor berikut ini;

1.     Pada manajer bisnis sangat mungkin mengembangkjan siste meraka sendiri. Untuk membangun sistem dengan end-user yang berkualitas, seorang manajer harus menerapkan prinsip yang sama jika system tersebut dikerjakan oleh pihak lain.

2.     Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsep sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan nengkonfirmasikan apa yang diingkan oleh perusahaan.

3.     Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk menguasai sistem informasi.

KONSEP SISTEM

Sistem adalah sepoerangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerja sama untuk mencapai bberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan software computer, prosuder, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikutkan dalam pengembangan suatu system yang baik disebut system analysis and design (SA&D). Proses SA&D ini didasarkan pada pendekatan system untuk mengatasi suatu masalah yang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini:

§  Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu system sebelum membuat spesifikasi bagamana (how) suatu system bekerja.

§  Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisis akan berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa dan yang tidak.

§  Suatu masalah (atau system) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah; sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang benar ke masalah yang kecil.

§  Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian yang lain mungkin sekali berbeda, sehingga pemecahan alternative yang menunjukan perspektif yang berbeda hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.

§  Masalah dan permasalahannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus bertambah (incremental) terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.

KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL

DARI SUATU SISTEM

Ada berbagai macam kerangka kerja organisasional dari suatu sistem, namun yang terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif. Kerangka kerja yang dimaksud seperti pada gambar berikut adalah manusia, teknologi, tugas-tugas/prosedur, dan struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan adalah setiap kali kita mengubah satu karakteristik atau lebih dari empat komponen yang ada, kita harus mempertimbangkan perubahan karakteristik yang lain. Contoh sederhananya adalah kalau teknologi computer di kantor berubah, maka orang dalam organisasi tersebut harus pula berubah, dan mungkin cara mengubahnya adalah dengan dilakukan pelatihan ulang bagi pegawai.   

      UNSUR MANUSIA DALAM SISTEM INFORMASI

Manusia sebagai penyedia dan pemakai informasi merupakan bagian integral dari sistem informasi. Pemahaman terhadap unsur manusia membantu memahami mengapa suatu sistem tidak cocok untuk setiap orang. Lebih lanjut Newell dan Simon menunjukan beberapa eksperimen bahwa manusia memiliki tiga jenis memori atau sistem penyimpanan yang berbeda

§  Memori Jangka Panjang  : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan hubungan-hubungan yang ada di otak manusia.

§  Memori Jangka Pendek  : Tempat kecil di otak untuk menipulasi data.

§  Memori Eksternal: Alat-alat diluar otak (computer, kertas, dan lain-lain)

PEMBUATAN KEPUTUSAN

Karena Pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka dapat ditentukan bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi. Pemahaman proses pembuatan keputusan merupakan hal penting dalam sistem informasi.

Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 9.3. Dari gambar tersebut, kita dapat mendefinisiskan masing-masing elemen proses pembuatan keputusan.

Intelligence      : Mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang releven.

Desain             : Mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternative, serta kelayakan solusi/tindakan.

Pilihan            : Pemilihan alternative yang terbaik terhadap masalah yang                                              ada.

Persuasi           : Menpengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah dipilih.

Implementasi  : Pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga dilakukan tepat waktu dan efisien.

Follow-up       : Memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut dapat bekerja seperti yang diharapkan dan memodifikasikan atau memperbaiki solusi.

KARAKTERISTIK SISTEM      

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu membedakan unsure-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya:

1.           Batasan (Boundary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsure mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.

2.           Lingkungan (Environtment) : Segala sesuatu diluar system; lingkungan menyediakan asumsi, kedala, dan input terhadap suatu sistem.

3.           Masukan (input) : Sumberdaya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan di manipulasi oleh suatu sistem.

4.           Keluaran (Output) : Sumberdaya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan dalam computer, barang jadi) yang disediaka untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.

5.           Komponen (Components) : kegiatan-kegiatan atauproses dala suatu sistem yang mentrasformasikan input menjadi bentuk setengah jadi ataupun output.komponen ini bias subsistem dari suatu sistem.

6.           Interfeca : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.

7.           Penyimpanan (Storage) : Area yang dikuasi dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya.

SISTEM LOGIK DAN SISTEM FISIK (LOGICAL AND PHYSICAL SYSTEMS)

Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang menyangkut funsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logic dan sistem fisik.

a.           Sistem logic (logical system).

Sistem logic menjelaskan fingsi dan tujuan dari sistem tanpa menyinggung hal-hal yang bersifat fisik dimana sistem itu di implementasikan.

b.           Sistem fisik (physical system).

Sistem fisik juga sebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi sistem ini menggunakan simbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik, tentang bagaimana dan dimana sistem beroperasi.

 BAB 10 : DESAIN ULANG ORGANISASI DENGAN SISTEM

 BAGAIMAN MENGELOLA PENGEMBANGAN SISTEM?

Jika organisasi bisnis ingin mengembangkan sistem informasi, maka ia harus mengembangkan teknik untuk menjamin bahwa sistem yang paling dibutuhkanlah yanh dibuat pertama kali. Sistem yang tidak diperlukan tidak bias dibangun dan digunakan akhir berperan penuh dfalam menentukan sistem baru apa yang dibangun serta bagaimana membuatnya. Gambar berikut ini menunjukan elemen struktur manajemen dalam mengembangkan sistem-sistem baru.         

 dapat dilihat puncak struktur adalah kelompok perencana strategi perusahaa dan komite pengarah sistem informasi. Kelompok perencana strategi perusahaan bertanggung jawab dalam mengembangkan rencana strategi organisasi. Rencana strategis yang dirancang mungkin membantu pengembangan sistem baru. Fungsi terpenting dari komite ini adalah memberikan arah strategi secara keseluruhan terhadap sistem informasi. Fungsi lainnya adalah mendukung manajemen puncak tentang bidang sistem sehingga mereka memahami tingkat ketergantungan organisasi terhadap sistem. Manajemen puncak menyediakan arah strategi secara keseluruhan (memastikan bahwa sistem dikordinasi dengan rencana strategi) dan menyediakan dukungan dana.

Komite pengarah sistem informasi adalah kelompok manajemen puncak yang bertanggung jawab langsung untuk pengembangan sistem dan pengoperasiannya. Tingkatan manajemen berikut adalah tim manajemen proyek, berkaitan dengan manajeman proyek-proyek khusus.

Tim proyek sistem informasi dirancang oleh oleh professional sistem (analis dan programmer) yang bertanggungjawab langsung pada pembuatan sistem. Tim ini bertanggungjawab pada sebagian besar aktivas pengembangan.

KETERKAITAN SISTEM INFORMASI

DENGAN RENCANA BISNIS

Organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung seluruh rencan bisnis. Begitu proyek khusus telah dipilih dalam konteks strategi, maka rencana sistem informasi dapat dikembangkan. Rencana ini berfungsi sebagai peta yang menunjukan arah pengembangan sistem, situasi kini, strategi manajemen, rencana implementasi, dan anggaran. Yang tidak kalah pentingnya dalam konteks ini adalah strategi manajemen untuk berubah dari sistem dan situasi yang berlaku sekarang ke situasi masa depan.

PENGEMBANGAN SISTEM DAN PERUBAHAN

ORGANISASI

Berikut ini penjelasan dari gambar 9.2 tentang risiko dan hasil pengembangan sistem informasi dalam konteks perubahan organisasi.

1.     Otomatisasi, dengan menggunakan komputer akan mempercepat kinerja tugas uang dijalankan oleh masing-masing bagian organisasi.

2.     Rasionalisasi prosedur, yakni penyelarasan standar prosedur operasi, mengurangi kendala-kendala, sehingga otomasi menjadi prosedur operasi lebih efesien.

3.     Rekayasa ulang bisnis (Re-engineering). Perubahan ulang secara radikal dalam lembaga bisnis, dimaksudkan untuk menggabungkan langkah-langkah, memotong hal-hal yang tidak perlu, mengurangi duplikasi, mengurangi tugas-tugas yang banyak meningkatkan biaya, kualitas dan memaksimalkan manfat teknologi informasi.

4.     Perpindahan paradigma. Yaitu merancang ulang konsep.sifat bisnis dan sifat organisasi.

MERANCANG ULANG PROSES BISNIS

Perusahaan dapat berfoks pada pembuatan sistem baru dimana mereka merancang ulang proses bisnisnya. Jika proses bisnis yang pertama dirancang sebelum teknologi komputer diterapkan, organisasi dapat memperoleh payoff yang tinggi dari investasi yang dilakukan dalam teknologi informasi.

LANGKAH-LANGKAH DALAM MERANCANG ULANG BISNIS

Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam rancang ulang bisnis adalah :

1.           Mengembangkan visi bisnis dan tujuan proses. Manajemen puncak perlu mengembangkan visi strategi yang diperlu dalam proses bisnis setelah adanya rancang ulang.

2.           Mengidentifikasi proses bisnis yang dirancang ulang. Perusahaan-perusahaan seharusnya menentukan proses bisnis inti yang akan dirancang ulang, dengan memfokuskan pada segala hal yang dapat memberikan tingkat kelebihan (return) yang maksimal.

3.           Memahami dan mengukur kinerja dari proses yang ada saat ini. Jika tujuan dari proses rancang ulang adalah untuk mengurangi waktu dan biaya dalam mengembangkan produk baru atau pengisian suatu order, organisasi perlu mengukur waktu dan biaya yang dihasilkan oleh proses.

4.           Menentukan kesempatan-kesempatan untuk menerapkan teknologi informasi. Metode konvensional perancang sistem menentukan kebutuhan informasi dari fungsi atau proses bisnis, kemudian menentukan bagaimana kebuituhan tersebut didukung oleh teknologi informasi.

5.           Membuat sesuatu prototipe proses baru. Organisasi seharusnya merancang proses baru atas dasar eksperimen dengan mengantisipasi sejumlah revisi dan perbaikan hingga proses perancangan ul;ang tersebut disetujui.

Proses rekayasa ulang organisasi atau sistem informasi akan mempengaruhi pekerja, kebutuhan, kemampuan, alur kerja yang jelas, dan hubungan pelaporan. Ketakutan untuk berubah dapat mengakibatkan anggota organisasi bersikap bertahan atau resisten terhadap perubahan.